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Quam 6.0 is here!

Our Sense of Order for
Your Company

PROCESSES, STRUCTURES, GUIDELINES

Successful Project Management with Quam

INITIATE, PLAN, CONTROL, MONITOR PROJECTS

Remarkable projects based on
remarkable people

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Die Oerlikon Balzers AG ist Pionier und Marktführer auf dem Gebiet der leistungssteigernden Beschichtung von Werkzeugen und Präzisionsbauteilen. Sie entwickelt Schichten und Verfahren, produziert und verkauft Anlagen und Produktionseinrichtungen und bietet als einziges Unternehmen das Beschichten über ein dynamisch wachsendes Netz von derzeit fast 90 Fertigungszentren in Europa, Amerika und Asien als Lohnservice an.

 

Oerlikon Balzers legt besonders viel Wert darauf, ihre Kunden weltweit mit einheitlichen und hochwertigen qualitativen und technologischen Standards zu bedienen und in allen Bereichen kontinuierliche und systematische Verbesserungen zu erzielen. Effiziente und effektive Geschäftsprozesse sind Eckpfeiler von Oerlikon Balzers Unternehmensphilosophie. Eine ausführliche Prozessdokumentation, stetiges Messen der Prozesseffizienz, permanentes Training der Mitarbeiter und interne/externe Audits tragen dazu bei, dass die vorgegebenen Prozesse gelebt und ständig verbessert werden.

 

Geschäftsprozesse standortübergreifend abbilden

Ausgangspunkt des BPM-Vorhabens waren die jeweils unterschiedlich angewandten Methoden zum Messen, Dokumentieren und Optimieren von Geschäftsprozessen an den verschiedenen Standorten. Oerlikon Balzers suchte eine umfassende Lösung, die folgende Anforderungen erfüllen sollte:

Mehrsprachigkeit

zentral und lokal administrierbare Plattform zur Geschäftsprozessmodellierung

leichter Zugriff weltweit von allen Mitarbeitern via Intranet

intuitives und leicht bedienbares System

Kollaborationsfunktionalitäten

Implementierbarkeit in die vorhandene IT Struktur von Oerlikon Balzers

 

 

Einführung eines multilingualen Organisationssystems

oerlikon balzerDas QUAM® der LINTRA hat die Oerlikon Balzers AG als integriertes und multilinguales Organisationsinformationssystem auf Basis von Microsoft SharePoint® überzeugt. Der Umbau des prozessorientierten Managementsystems über zentrale Verteilstellen war eine Herausforderung, bei der es galt, Arbeitsabläufe inklusive aller verwendeten Formulare, aufbauorganisatorischen Strukturen und angewandten Regeln einfach und verständlich grafisch abzubilden.

 

Es sollte allen Mitarbeitern an fast 90 Produktionsstandorten auf 24 Sprachen im Intranet zur Verfügung gestellt werden. Mit der Entwicklung des mehrsprachigen prozessorientierten Managementsystems auf Basis von QUAM und Microsoft SharePoint wurde das Organisationsinformationssystem den Anforderungen gerecht und ein synchroner Informationsfluss konnte ermöglicht werden. Rollen und Verantwortlichkeiten lassen sich klarer definieren und der abteilungs- und länderübergreifende Abstimmungsbedarf sinkt. Neben einer einheitlichen Konvention für das Geschäftsprozessmanagement, einer höheren Flexibilität bei Prozessänderungen und einer besseren Anpassungsfähigkeit an den Beschichtungsmarkt, erleichtert das System das Aufdecken von Schnittstellen und möglichen Schwächen.

Die zentrale Plattform ermöglicht einheitliche Betriebsabläufe und Produktstandardisierungen an allen Standorten weltweit. Auch Kosteneinsparungen können durch die höhere Effi zienz und bessere Koordination erzielt werden.

Organisationsmanagement mit QUAM in der Komponentenentwicklung der Marke Volkswagen

Mit der Einführung von QUAM in der Komponentenentwicklung von Volkswagen werden die produktorientierten Prozesse und Projektmanagementregularien in Einklang gebracht. Dadurch werden Standards etabliert und als Gesamtkonzeption transparent kommuniziert.

 

Zielstellung und Herausforderung bei der Implementierung eines Organisationsmanagementsystems

Die Komponentenentwicklung bei Volkswagen ist geprägt von einem hohen Qualitätsanspruch und einer intensiven Zusammenarbeit der Teams in den individuellen Projekten. Zur Unterstützung bei der Standardisierung der produktorientierten Prozesse und zur Effizienzsteigerung in der Entwicklung sollte ein System etabliert werden, dass externe und interne Regelwerke wie Automotive SPICE und ISO 26262 berücksichtigt und gleichzeitig nutzerorientiert die tägliche Arbeit positiv unterstützt. Mit Hilfe des Systems sollten vorgegebene Prozesse auf ein individuelles Projekt zugeschnitten werden können und die für die Zusammenarbeit der Projektteams relevanten Informationen sollten aktuell und zentral zur Verfügung gestellt werden.

 

QUAM als Fundament für das Organisations- und Projektmanagement

vw screenDie zuvor HTML-basierte Webdarstellung der Prozesse war wenig zielführend, um ein workflowgestütztes Freigabesystem für Prozesse aus Forschung und Entwicklung zu modellieren. Mit QUAM ist es möglich, das Organisationsmodell der Komponentenentwicklung besurfbar zu gestalten und für Projekte in einzelne Bausteine zu unterteilen, die als Basis für ein erfolgreiches Projektmanagement dienen. Da die einzelnen Prozesse mit Normen und Dokumenten verknüpft werden, ist auch die Grundlage für eine erfolgreiche Einführung von SPICE gewährleistet. SPICE (Software Process Improvement and Capability Determination) ist ein internationaler Standard von ISO in der Automobilbranche, um Unternehmensprozesse zu bewerten. Durch die Einführung von QUAM in der Komponentenentwicklung bei Volkswagen können die vordefinierten Prozesse optimiert und Prozeduren situationsbedingt angepasst werden. Ziel ist eine Produktentwicklung nach anerkannten Qualitäts- und Sicherheitsstandards.

 

Project Tailoring für eine individuelle Projektorganisation

Nimmt ein neues Entwicklungsprojekt Form an, dienen die Prozessbausteine dazu, ein Projekt sorgfältig zu planen und dementsprechend auf Inhalt, Umfang und Kosten zu prüfen sowie Verantwortlichkeiten festzulegen. Geschäftsübergreifende Prozessvorlagen bilden dafür die Grundlage. Derzeit umfassen die Vorlagen ca. 100 Dokumente und etwa 10.000 Prozessanforderungen. Um eine für die konkrete Entwicklung passende Projektumgebung zur Verfügung zu stellen, werden die im Projekt benötigten Bestandteile des Organisationsmodells ausgewählt (Project Tailoring). Einzelne Projektbeteiligte sehen im projektspezifischen QUAM eine individuelle Organisationsumgebung, die auf das konkrete Projektvorhaben zugeschnitten ist. Dort werden alle projektbezogenen Dokumente, Arbeitsanweisungen, Meilensteine und Methoden zentral und aktuell bereitgestellt.

 

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QUAM unterstützt die Systementwicklung auf hohem Niveau

Die Vorgaben und Standards in der Produktentwicklung - und damit auch die standardisierten Abläufe in der Komponentenentwicklung - wurden aus den Erfahrungen in Projekten abgeleitet. Eine systemunterstützte, prozessorientierte Projektplanung im Voraus ermöglicht die gewünschte Standardisierung in Projekten, welche zu qualitativ hochwertigen Produkten führt. QUAM unterstützt hierbei die Projekt-Modellierung, -Darstellung und -Anpassung. Die Definition verschiedener Rollen und die konsistente Datenverwaltung im SharePoint ermöglichen ein aktives Änderungsmanagement und eine effiziente Zusammenarbeit in den Projekten. Die größten Vorteile für Volkswagen sind der Effizienzgewinn durch die zentrale Bereitstellung der Inhalte, die Flexibilität der Geschäftsfelder, ihr eigenes Prozess-Know-how maßgeschneidert zu übernehmen, sowie die Freiheitsgrade bei der nachhaltigen Pflege und Erweiterung des QUAM und des Microsoft SharePoint.

Als Projektmodellierungswerkzeug auf Basis von SharePoint unterstützt QUAM die Einführung unterschiedlicher Normen in Unternehmen, so z. B. ISO 9001 oder SPICE. Der Einsatz von QUAM führt zu einem deutlich reduzierten Aufwand zur konsistenten Bereitstellung von Projekträumen und damit auch zu reduzierten Entwicklungskosten bei neuen Elektronikprojekten.

 

Wie ist die ständig wachsende Regelungsdichte in der alltäglichen Arbeit einer Bank zu meistern? Um den damit verbundene Pflegeaufwand möglichst gering zu halten, entschied sich die Investitionsbank Sachsen-Anhalt für die Einführung eines Prozessportals auf Basis von SharePoint.

 

Als zentrale Finanzierungs- und Förderbank des Landes Sachsen-Anhalt unterstützt die Investitionsbank mit einer breiten Auswahl an Produkten wie Zuschüssen, Darlehen und Bürgschaften aus EU-, Bundes- und Landesprogrammen Unternehmen des Bundeslandes. Hintergrund für die Implementierung einer Geschäftsprozessmanagementsoftware in der Investitionsbank Sachsen-Anhalt ist die Vielzahl von Vorgaben und die wachsende Regelungsdichte im Bankenalltag. Detaillierte Arbeitsanweisungen und die Dokumentation von Geschäftsprozessen sind aufsichtsrechtlich vorgeschrieben.

 

Die Regelungsdichte im Bankenalltag mit SharePoint beherrschen

Die Bankenaufsicht gibt regelmäßig neue Anforderungen heraus, die umfangreiche Veränderungen nach sich ziehen können. Dies hat Aus­wirkungen auf Arbeitsabläufe und Strukturen und verursacht einen enormen Pflegeaufwand bei der Aktualisierung der notwendigen Dokumentationen.

 

"Unsere Mitarbeiter werden tagtäglich mit einer Vielzahl von Regelungen konfrontiert, die sie schnell und zielgerichtet finden und nutzen sollen. Dies ist für eine qualitativ hochwertige Umset­zung der Aufgaben sehr wichtig und mit den durch die Einführung von QUAM geschaf­fenen flexiblen Einstiegsmöglichkeiten nun wesentlich besser realisierbar. Darüber hinaus konnte der technische Pflegeaufwand bei den Redakteuren deutlich reduziert und die Effi­zienz dadurch gesteigert werden."

 

Gerd Osterloh, Leiter Abteilung Steuerung, Investitionsbank Sachsen-Anhalt

 

Durch Nutzung einer geeigneten Standard-Software, sollte der Pflege­aufwand erheblich verringert und Änderungen schnell kommunuziert werden. Prozessanweisungen, Produkthandbücher, Regularien und Organi­sa­tionsstrukturen sollen auf einer zentralen Plattform den Mitar­beitern im Intranet zur Verfügung stehen.

 

Eine zentrale Informations- und Kollaborationsplattform für alle Mitarbeiter

Nach einer Evaluierung der am Markt angebotenen Tools und einem Auswahlprozess verschiedener Dienstleister fiel die Wahl auf LINTRA. Mit QUAM® bietet LINTRA eine webbasierte Lösung auf Basis von Mi­cro­soft SharePoint, die allen Mitarbeitern als zentrale Informations- und Kollaborationsplattform dient.

 

Auch das interne Kontroll­system (IKS) der Investitionsbank, in dem Prozesse mit Kontrollinstanzen verknüpft werden, konnte erfolgreich implementiert und standardisiert werden. So ist die regelmäßige Überprüfung der Kontrolle auf Angemessenheit und Wirksamkeit gewährleistet.

 

Auf der Basis von QUAM und Microsoft® SharePoint® entstanden im In­­tra­­net der Investitionsbank prozessorientierte Informationssysteme. Durch Nutzung dieser Systeme konnte der Pflegeaufwand für Verfah­rens­anweisungen, Bankprozesse, Management- und Produkthand­bü­cher und alle sonstigen Regularien auf ein Minimum reduziert werden.

 

Ein weiterer Vorteil besteht darin, auf Grundlage einer einheitlichen Da­ten­basis konsistente Handbücher und andere nützliche Auswer­tun­gen ad-hoc erzeugen zu können.