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Risikomanagement mit System

QUAM ist bereits vielfach im Einsatz, um integrierte Managementsysteme von Unternehmen nutzerorientiert abzubilden und zu publizieren. Damit bietet es sich an, auch das Risikomanagement-System eines Unternehmens abzubilden. Für Unternehmen die ihr Qualitäts-Managementsystem nach der ISO 9001 zertifizieren lassen, wird das Risikomanagement zudem zukünftig Teil ihrer Betrachtung, da die revidierte Norm ISO 9001:2015 die Berücksichtigung des Risikomanagements fordert.

 

Risiken erkennen und Maßnahmen ansteuern

Microsoft SharePoint als Basis des QUAM eröffnet die Möglichkeit, das beschriebene Managementsystem nahtlos mit der Ausführungsebene zu verknüpfen, da SharePoint bereits im Wesentlichen alle notwendigen Funktionen mitbringt, um workflowgesteuert konkret erkannte Risiken und zu ihrer Bearbeitung definierte Maßnahmen in ein und demselben System zu handhaben:

- Aufbau eines Risikoatlas,

- Beschreibung von Risikomanagement-Rollen,

- Aufbau eines Regelkreises zur Handhabung erkannter Risiken:

- Identifikation von Risiken,

- Zuordnung von Verantwortungsträgern,

- Planung von Maßnahmen zur Klärung erkannter bzw. zur Prävention potentieller Risiken,

- Definition und Verfolgung von Kennzahlen.

 

Zur Meldung und Nachverfolgung von Risiken können SharePoint-basierte elektronische Formulare entworfen und verwendet werden, die entsprechend dem definierten Regelkreis des Risikoverfolgungssystems Folgeaktivitäten workflowgestützt anstoßen.

 

Mitarbeiter einbeziehen und die Flexibilität von SharePoint nutzen

Das Risikomanagementsystem baut auf eine vorhandene SharePoint-Infrastruktur auf und ist modular vielfältig erweiterbar. Hinzukommende Regularien und Managementhandbücher können mit geringem Aufwand und ohne technisches Know-how mit dem bestehenden Prozessmodell verknüpft werden. Konkrete, bisher nicht erfasste Risiken können einfach per Workflow in den Risikoatlas aufgenommen, kategorisiert und entsprechenden Schweregraden zugeordnet sowie revisionssicher mit Schwellwerten und standardisierten Maßnahmen versehen werden.

 

Alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit, Risiken zu melden. Diese werden über das System den dafür Verantwortlichen weitergeleitet und entsprechend dem Risikoregelkreis bearbeitet und überwacht. Geschäftspartner, wie Banken und Wirtschaftsprüfer, können über eine „externe Risikomanagementsystemsicht“ auf speziell definierte Bereiche zugreifen, ohne Einblick in sensible Datenbestände zu erhalten. Durch konsistente Betriebsabläufe und einer daran ausgerichteten Koordination der Risikomaßnahmenverfolgung können Transparenz und Effizienz deutlich erhöht werden. Dies führt zu Kosteneinsparungen von bis zu 70%, die durch Risiken verursacht werden, und zu organisatorischer Sicherheit im Umgang mit Risiken.

 

 

Die zielgenaue Ausrichtung von SharePoint-Funktionen bringt schnellen Nutzen für ihre Arbeit

Mit der Vertragsmanagementlösung basierend auf QUAM können alle Verträge in digitalisierter Form in SharePoint Dokumentbibliotheken abgelegt werden. Damit stehen für alle relevanten Dokumente sofort umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen wie Versionierung, Check-In/Check-Out, Inhaltsfreigabe, Metadatenverwaltung und Archivierung zur Verfügung. Mit SharePoint 2013 und den Office Web Apps ist für alle Office-Dokumente eine nutzerfreundliche Vorschau direkt im System verfügbar. In Abhängigkeit des jeweiligen Vertrages können mehrere Personen oder Nutzerkreise in Wiedervorlageprozesse eingebunden werden. Das System kann so konfiguriert werden, dass rechtzeitig vor Ablauf vertragsrelevanter Fristen alle Beteiligten informiert und/oder zur Mitwirkung aufgefordert werden. Dabei integriert sich QUAM sowohl mit dem Bedienerlebnis als auch mit den SharePoint Kalender-, Workflow- und Benachrichtigungsfunktionen nahtlos in die Welt von Microsoft Office.

 

Zukünftig gilt auch für ihre Verträge: „Finden statt Suchen!“

In Ergänzung zu den vordefinierten Metadaten können beliebig viele unternehmensspezifische Vertragskategorien und -typen definiert werden, um die gesamte Vielfalt von Vertragsdokumenten strukturiert zu verwalten. Jeder Vertrag kann intelligent mit QUAM-Elementen wie Prozessen, Abteilungen, Rollen, Personen oder Managementsystemen verknüpft werden – damit können Verträge automatisch auch im Organisationsmodell sicht- und besurfbar gemacht werden. Die integrierte SharePoint-Suche kann zielgruppenorientiert eingestellt werden, so dass jeder Mitarbeiter gemäß seiner organisatorischen Rolle genau die Inhalte zuerst findet, die wirklich wichtig für seinen/ihren Arbeitsbereich sind.

 

Zentral gepflegte Dokumentvorlagen erleichtern die Arbeit und helfen Zeit zu sparen

Im QUAM können ihre vorhandenen Office Vertragsvorlagen einfach übernommen werden und in die Vertragsmanagementlösung integriert werden. Somit wird die Erstellung neuer Verträge einfacher und die Pflege von Vorlagen kann zentralisiert werden. Dies hilft Zeit zu sparen und ungewünschte redundante Datenhaltung zu vermeiden. Vertragsnummern können nach frei definierbaren Schlüsseln eindeutig und automatisch erzeugt werden. Viele vordefinierte Metadatenfelder wie z.B. Erstelldatum, Autor oder Vertragsstatus können bei Neuanlage eines Vertrages bereits automatisch in das Dokument eingetragen werden. Dabei werden Freitexteingaben, wann immer möglich, vermieden. Dies erleichtert die Arbeit und hilft dabei Fehler zu verhindern.

 

Verträge gleichzeitig im räumlich verteilten Team bearbeiten? Kein Problem!

Drückt die Zeit? Rückt die Ausschreibungsfrist immer näher? Nutzen Sie die volle Funktionalität von SharePoint und Office 2013 für maximale Produktivität! Die QUAM Vertragsmanagementlösung kann so konfiguriert werden, dass verwaltete Office Vertragsdokumente auch gleichzeitig – also simultan – von mehreren Nutzern bearbeitet werden können. Beispiel: Ein Kollege aus der Rechtsabteilung der Unternehmenszentrale kümmert sich noch um die Höhe der Haftungssumme, ein anderer aus der Serviceabteilung feilt an Details zur Projektplanung während Sie im Home Office im gleichen Dokument zur gleichen Zeit bereits das Management Summary ihres Ausschreibungsvertrages bearbeiten. Wenn ihr Team zum Feierabend mit der Bearbeitung fertig ist ändern Sie den Status des Vertrages auf „zur Prüfung“. Unverzüglich startet der Workflow, der den zuvor definierten Freigeber per E-Mail oder auch SMS zur Prüfung des Dokumentes auffordert.

 

Vertragscontrolling leicht gemacht!

Neben der reinen Fristenüberwachung bietet die Vertragsmanagement Lösung der LINTRA eine Vielzahl von Möglichkeiten für das Vertragscontrolling. Vertragsrisiken können erfasst und bewertet werden. Die Erfüllung von Verträgen kann ebenso strukturiert dokumentiert werden wie z.B. Vertragsverhandlungen und deren Ergebnisse. Nutzer können sich auf der Vertragsbibliothek Ansichten erstellen um typische Fragen im Controlling zu beantworten wie z.B.:

- Wie viele Neu- und Bestandskunden haben wir im Portfolio?
- Wie hoch sind die kumulierten Leasingverpflichtungen des aktuellen Kalenderjahres?
- Wie hoch ist die Bruttolohnsumme einer Abteilung?

 

Organisationsstrukturen optimieren

Das QUAM hilft Ihnen ein aktives Change Management zu betreiben und ihr Unternehmen in Richtung eines Lean Managements auszurichten. Hierfür kann beispielsweise der strukturelle Aufbau ihres Unternehmens erfasst werden. Erstellen Sie Organigramme, erfassen Sie organisatorische Bereiche, Abteilungen und Stellen. Verschaffen Sie sich dadurch einen Überblick über ihre Unternehmensstrukturen und nutzen Sie die Möglichkeit die Komplexität abzubauen und beispielsweise die bestehenden Hierarchien zu hinterfragen und zu verschlanken. Nehmen Sie die Prozesse auf, welche das Kernstück jedes Unternehmens darstellen. Prozessmodellierung ist mit QUAM gegeben und ermöglicht die Überprüfung der bestehenden Abläufe im Unternehmen. So können redundante und ineffiziente Prozesse identifiziert, überarbeitet und somit die Abläufe insgesamt beschleunigt werden. Neu erstellte Prozesse können für alle Mitarbeiter in mehreren Sprachen veröffentlicht werden. Hierbei arbeiten Sie in der intuitiven und bekannten Microsoft Visio Arbeitsoberfläche, direkt in ihrem Browser. Auch die Ressourcen des Unternehmens können mit QUAM erfasst werden, ob Mitarbeiter, IT-Systeme, Gebäude oder Dokumente.

 

Verankern Sie die Weiterentwicklung Ihrer Strukturen und richten Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein, indem jeder Mitarbeiter die Möglichkeit bekommt, aktiv und unbürokratisch Verbesserungsvorschläge, bezüglich der Prozesse und Strukturen, direkt über das System an die Verantwortlichen zu leiten. Verbessern Sie ihre unternehmensinternen Kommunikationsabläufe zwischen einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen. Durch die Microsoft Office Integration vereinfacht sich die Kommunikation erheblich, indem Termine, E-Mail-Verkehr, Aufgaben sowie Dokumente zentral abgewickelt werden.

 

Komplexität beherrschen 

Reorganisieren Sie mit Hilfe von QUAM ihr Unternehmen in ein papierloses Büro, um die Komplexität zu reduzieren und alles zentral zu verwalten. Surfen Sie anschließend durch ihr Unternehmen wie im Internet und behalten Sie den Überblick. Das QUAM macht es beispielsweise möglich, das Gebäudemanagement zentral zu organisieren. Hierfür werden alle Gebäude und Räumlichkeiten im QUAM erfasst, anschließend können die Raumkapazitäten zentral und effizient geplant und verwaltet werden. Reorganisieren sie ihr Wissensmanagement mit QUAM. Installieren Sie Wikis und Blogs, um das umfangreiche und wertvolle Unternehmenswissen strukturiert zu erfassen und für kommende Generationen zu sichern. Durch intelligente Suchfunktionen steht Ihnen jede wichtige Information zeitnah zur Verfügung.

 

Denken Sie sich ihre Strukturen schlank, indem sie diese mit QUAM errichten und anschließend in ihrem Unternehmen umsetzen.